Case study: firma handlowa
Jak hurtownia AGD zaoszczędziła 15h tygodniowo.
Przeczytaj więcejKomfort Meble: portal B2B i koniec zleceń w arkuszu
Producent mebli tapicerowanych, 15 osób. Osiem tygodni od arkuszy do systemu, w którym zlecenie, materiał i termin są w jednym miejscu.
28 500 zł
inwestycja początkowa
798 zł/mc
koszt miesięczny
9 miesięcy
zwrot inwestycji
O firmie
- 15 pracowników (produkcja + biuro)
- Produkcja: narożniki, kanapy, łóżka tapicerowane
- ~120 zleceń miesięcznie (B2B + hurtowe)
- 25 dystrybutorów w Polsce
Wyzwania
- Zlecenia w Excel – permanentny chaos i pomyłki
- Ręczne wysyłanie powiadomień do klientów
- Przepisywanie adresów i drukowanie etykiet
- Brak kontroli nad materiałami
- Ręczne tworzenie list zapotrzebowań
- Problemy z rozliczaniem zaliczek
- Chaos w komunikacji z dystrybutorami
- 3–4 dni opóźnienia w komunikacji
Transformacja procesów
Przed
Email/telefon → ręczne kopiowanie danych
Ręczne przepisywanie zamówień
Telefon o status każdego zlecenia
Ręczne maile i brak historii
Ręczne etykiety kurierskie
Lista materiałów w głowie
Excel rozliczenia
35h/tydzień, praca po godzinach
Po
System ERP → jedno źródło prawdy
Automatyzacja zamówień
Portal B2B ze statusami
Automatyczne powiadomienia
API kuriera, etykiety 1 klik
Auto. zapotrzebowania z BOM
System finansowy z zaliczkami
10h/tydzień, praca pod kontrolą
Oszczędność: 100 godzin miesięcznie
Wdrożone moduły
Sprzedaż
Zamówienia B2B i hurtowe z pełnym śledzeniem.
Portal klienta
Dostęp dla dystrybutorów 24/7.
Magazyn
Surowce i produkty gotowe z alertami.
Prosta produkcja
BOM + zlecenia produkcyjne.
Automatyczne powiadomienia
Email/SMS w kluczowych etapach.
Generator etykiet
Integracja z kurierami InPost/DPD/DHL.
Fakturowanie
Zaliczki i płatności online.
Lista zapotrzebowań
Automatyczna analiza BOM vs. stany.
Podstawowa księgowość
Rozliczenia i raporty w czasie rzeczywistym.
Szczegóły efektów
1. Automatyzacja komunikacji (8h/tyg)
- Automatyczne emaile/SMS o przyjęciu zamówienia
- Powiadomienia o rozpoczęciu produkcji
- Info o gotowości do wysyłki
- Numer przesyłki kurierskiej
2. Etykiety i wysyłka (5h/tyg)
- Pobieranie danych z zamówienia
- Generowanie etykiet (InPost/DPD/DHL)
- Integracja z API kurierów
3. Zarządzanie materiałami (6h/tyg)
- Analiza BOM dla otwartych zleceń
- Porównanie ze stanami magazynowymi
- Auto. lista do zamówienia
- Powiadomienia o niskich stanach
4. Finanse (4h/tyg)
- Księgowanie wpłat zaliczkowych
- Śledzenie sald B2B
- Przypomnienia o zaległościach
- Raporty należności real-time
5. Portal dla dystrybutorów
- Dostęp 24/7 do statusów
- Historia zakupów i dokumenty
- Składanie zamówień online
- Widoczność stanów magazynowych
- Efekt: -70% zapytań telefonicznych
Transparentne koszty wdrożenia
- Analiza procesów: 5 000 zł
- Konfiguracja: 9 000 zł
- Migracja danych: 4 500 zł
- Szkolenia (4 dni): 5 000 zł
- Portal B2B: 3 000 zł
- Integracja kurierzy: 2 000 zł
- • Hosting (20 użytk.): 99 zł
- • Wsparcie konsultacyjne: 1099 zł (bez prac programistycznych)
- Rocznie: 14 376 zł
- Oszczędności czasu: ~36 000 zł/rok
- Redukcja błędów: ~24 000 zł/rok
- Zwrot w 9 miesięcy
- Zysk rok 2+: ~50 000 zł
Po pierwszym roku: tylko 798 zł/mc za system oszczędzający Twojej firmie 60 000 zł rocznie
Timeline wdrożenia
1-2
Analiza procesów, mapowanie workflow
3-4
Konfiguracja systemu i migracja danych
5-6
Szkolenia zespołu (biuro + produkcja)
7
Testy równoległe (Excel + ERP)
8
Pełne uruchomienie + portal B2B
Portal B2B – szczegóły
Co zyskują dystrybutorzy?
- Katalog produktów z dostępnością
- Zamówienia online 24/7
- Tracking statusów real-time
- Faktury i dokumenty do pobrania
- Historia współpracy
- Bezpośredni kontakt z opiekunem
4.8/5 – średnia ocena portalu od dystrybutorów
Opinia klienta
"Kiedyś spędzałam wieczory na wystawianiu faktur, dzwonieniu do klientów i liczeniu materiałów. Teraz system robi to za mnie. Nasi dystrybutorzy są zachwyceni portalem – widzą wszystko online. Najlepsza inwestycja w rozwój firmy w ostatnich latach. Za niecałe 800 zł miesięcznie mam narzędzie, które wcześniej kosztowałoby dziesiątki tysięcy."
Dla kogo?
- Producenci mebli tapicerowanych
- Firmy B2B z dystrybutorami/salonami
- 50–200 zleceń miesięcznie
- 10–30 pracowników
- Prosta produkcja bez skomplikowanych etapów
Czego nie obejmuje?
- Zaawansowane MRP
- Zarządzanie jakością z certyfikacjami
- Skomplikowane workflow wieloetapowe
- Integracje z maszynami (IoT)
Potrzebujesz więcej? Umów rozmowę, przygotujemy wycenę rozszerzonego wdrożenia.
Porównanie z konkurencją
| Parametr | ERPNext | Klasyczne ERP | Excel |
|---|---|---|---|
| Koszt wdrożenia | 28 500 zł | 80 000–200 000 zł | 0 zł |
| Koszt miesięczny | 798 zł | 2 000–5 000 zł | 0 zł |
| Czas wdrożenia | 8 tyg | 6–12 mies | – |
| Oszczędność czasu | 100h/mc | 100h/mc | 0h/mc |
| Skalowalność | tak | tak | nie |
| Automatyzacja | tak | tak | nie |
| ROI | 9 mies | 24–36 mies | Nigdy |
Kalkulator ROI
FAQ – case study
Czy nasze procesy są podobne do Komfort Meble?
To wdrożenie jest idealne dla firm produkcyjnych z prostą produkcją na zlecenie (10–30 pracowników, 50–200 zleceń/mc). Umów rozmowę, żeby to potwierdzić.
Czy cena 28 500 zł jest ostateczna?
To orientacyjna cena dla zakresu opisanego w case study. Ostateczna wycena zależy od specyfiki Twojej firmy.
Co jeśli mamy innych kurierów?
ERPNext obsługuje większość polskich firm kurierskich. Wdrożenie uwzględnia konfigurację z Waszymi dostawcami.
Czy portal B2B można dostosować do marki?
Tak, kolorystyka i logo są personalizowane w cenie 3 000 zł. Szersze zmiany wyceniamy indywidualnie.
Co z migracją danych?
Migrujemy dane z Excel, CSV, SQL i popularnych ERP. W cenie 4 500 zł: klienci, produkty, magazyn, otwarte zamówienia, podstawowa historia.
Jak wygląda wsparcie po wdrożeniu?
Support 1099 zł/mc: 6h konsultanta, pomoc email/telefon, aktualizacje i monitoring 24/7. Zakres obejmuje konfigurację i bieżącą obsługę systemu (bez prac programistycznych); wykryte błędy systemowe zgłaszamy do producenta.
Gotowy na transformację swojej firmy?
Umów rozmowę. W 30 minut przeanalizujemy Twoje procesy i wycenimy wdrożenie.