Case study: firma handlowa
Jak hurtownia AGD zaoszczędziła 15h tygodniowo.
Przeczytaj więcejKomfort Meble: portal B2B i koniec zleceń w arkuszu
Producent mebli tapicerowanych, 15 osób. Osiem tygodni od arkuszy do systemu, w którym zlecenie, materiał i termin są w jednym miejscu.
8 tygodni
czas wdrożenia
798 zł/mc
koszt miesięczny
9 miesięcy
zwrot inwestycji
O firmie
- 15 pracowników (produkcja + biuro)
- Produkcja: narożniki, kanapy, łóżka tapicerowane
- ~120 zleceń miesięcznie (B2B + hurtowe)
- 25 dystrybutorów w Polsce
Wyzwania
- Zlecenia w Excel – permanentny chaos i pomyłki
- Ręczne wysyłanie powiadomień do klientów
- Przepisywanie adresów i drukowanie etykiet
- Brak kontroli nad materiałami
- Ręczne tworzenie list zapotrzebowań
- Problemy z rozliczaniem zaliczek
- Chaos w komunikacji z dystrybutorami
- 3–4 dni opóźnienia w komunikacji
Transformacja procesów
Przed
Email/telefon → ręczne kopiowanie danych
Ręczne przepisywanie zamówień
Telefon o status każdego zlecenia
Ręczne maile i brak historii
Ręczne etykiety kurierskie
Lista materiałów w głowie
Excel rozliczenia
35h/tydzień, praca po godzinach
Po
System ERP → jedno źródło prawdy
Automatyzacja zamówień
Portal B2B ze statusami
Automatyczne powiadomienia
API kuriera, etykiety 1 klik
Auto. zapotrzebowania z BOM
System finansowy z zaliczkami
10h/tydzień, praca pod kontrolą
Oszczędność: 100 godzin miesięcznie
Wdrożone moduły
Sprzedaż
Zamówienia B2B i hurtowe z pełnym śledzeniem.
Portal klienta
Dostęp dla dystrybutorów 24/7.
Magazyn
Surowce i produkty gotowe z alertami.
Prosta produkcja
BOM + zlecenia produkcyjne.
Automatyczne powiadomienia
Email/SMS w kluczowych etapach.
Generator etykiet
Integracja z kurierami InPost/DPD/DHL.
Fakturowanie
Zaliczki i płatności online.
Lista zapotrzebowań
Automatyczna analiza BOM vs. stany.
Podstawowa księgowość
Rozliczenia i raporty w czasie rzeczywistym.
Szczegóły efektów
1. Automatyzacja komunikacji (8h/tyg)
- Automatyczne emaile/SMS o przyjęciu zamówienia
- Powiadomienia o rozpoczęciu produkcji
- Info o gotowości do wysyłki
- Numer przesyłki kurierskiej
2. Etykiety i wysyłka (5h/tyg)
- Pobieranie danych z zamówienia
- Generowanie etykiet (InPost/DPD/DHL)
- Integracja z API kurierów
3. Zarządzanie materiałami (6h/tyg)
- Analiza BOM dla otwartych zleceń
- Porównanie ze stanami magazynowymi
- Auto. lista do zamówienia
- Powiadomienia o niskich stanach
4. Finanse (4h/tyg)
- Księgowanie wpłat zaliczkowych
- Śledzenie sald B2B
- Przypomnienia o zaległościach
- Raporty należności real-time
5. Portal dla dystrybutorów
- Dostęp 24/7 do statusów
- Historia zakupów i dokumenty
- Składanie zamówień online
- Widoczność stanów magazynowych
- Efekt: -70% zapytań telefonicznych
Zakres, koszty utrzymania i zwrot
- Analiza procesów
- Konfiguracja
- Migracja danych
- Szkolenia (4 dni)
- Portal B2B
- Integracja kurierzy
- • Hosting (20 użytk.): 99 zł
- • Wsparcie konsultacyjne: 1099 zł (bez prac programistycznych poza systemem)
- Rocznie: 14 376 zł
- Oszczędności czasu: ~36 000 zł/rok
- Redukcja błędów: ~24 000 zł/rok
- Zwrot w 9 miesięcy
- Zysk rok 2+: ~50 000 zł
Po pierwszym roku: tylko 798 zł/mc za system oszczędzający Twojej firmie 60 000 zł rocznie
Timeline wdrożenia
1-2
Analiza procesów, mapowanie workflow
3-4
Konfiguracja systemu i migracja danych
5-6
Szkolenia zespołu (biuro + produkcja)
7
Testy równoległe (Excel + ERP)
8
Pełne uruchomienie + portal B2B
Portal B2B – szczegóły
Co zyskują dystrybutorzy?
- Katalog produktów z dostępnością
- Zamówienia online 24/7
- Tracking statusów real-time
- Faktury i dokumenty do pobrania
- Historia współpracy
- Bezpośredni kontakt z opiekunem
4.8/5 – średnia ocena portalu od dystrybutorów
Opinia klienta
"Kiedyś spędzałam wieczory na wystawianiu faktur, dzwonieniu do klientów i liczeniu materiałów. Teraz system robi to za mnie. Nasi dystrybutorzy są zachwyceni portalem – widzą wszystko online. Najlepsza inwestycja w rozwój firmy w ostatnich latach. Za niecałe 800 zł miesięcznie mam narzędzie, które wcześniej kosztowałoby dziesiątki tysięcy."
Dla kogo?
- Producenci mebli tapicerowanych
- Firmy B2B z dystrybutorami/salonami
- 50–200 zleceń miesięcznie
- 10–30 pracowników
- Prosta produkcja bez skomplikowanych etapów
Czego nie obejmuje?
- Zaawansowane MRP
- Zarządzanie jakością z certyfikacjami
- Skomplikowane workflow wieloetapowe
- Integracje z maszynami (IoT)
Potrzebujesz więcej? Umów rozmowę, przygotujemy wycenę rozszerzonego wdrożenia.
Porównanie z konkurencją
| Parametr | ERPNext | Klasyczne ERP | Excel |
|---|---|---|---|
| Koszt miesięczny | 798 zł | 2 000–5 000 zł | 0 zł |
| Czas wdrożenia | 8 tyg | 6–12 mies | – |
| Oszczędność czasu | 100h/mc | 100h/mc | 0h/mc |
| Skalowalność | tak | tak | nie |
| Automatyzacja | tak | tak | nie |
| ROI | 9 mies | 24–36 mies | Nigdy |
Kalkulator ROI
FAQ – case study
Czy nasze procesy są podobne do Komfort Meble?
To wdrożenie jest idealne dla firm produkcyjnych z prostą produkcją na zlecenie (10–30 pracowników, 50–200 zleceń/mc). Umów rozmowę, żeby to potwierdzić.
Ile kosztuje podobne wdrożenie?
Koszt zależy od zakresu funkcjonalnego, liczby integracji oraz jakości danych do migracji. Po krótkiej rozmowie przygotujemy wycenę dla Twojej firmy.
Co jeśli mamy innych kurierów?
ERPNext obsługuje większość polskich firm kurierskich. Wdrożenie uwzględnia konfigurację z Waszymi dostawcami.
Czy portal B2B można dostosować do marki?
Tak, kolorystyka i logo są personalizowane w ramach wdrożenia portalu. Szersze zmiany wyceniamy indywidualnie.
Co z migracją danych?
Migrujemy dane z Excel, CSV, SQL i popularnych ERP. W zakresie migracji: klienci, produkty, magazyn, otwarte zamówienia, podstawowa historia.
Jak wygląda wsparcie po wdrożeniu?
Support 1099 zł/mc: 20 slotów konsultanta (po 15 min), pomoc email/telefon, aktualizacje i monitoring 24/7. Zakres obejmuje konfigurację i bieżącą obsługę systemu (bez prac programistycznych poza systemem); wykryte błędy systemowe zgłaszamy do producenta.
Gotowy na transformację swojej firmy?
Umów rozmowę. W 30 minut przeanalizujemy Twoje procesy i wycenimy wdrożenie.